Consejos sencillos para reducir los gastos en impresión

Todas las organizaciones tienen algo en común, sí, todas imprimen, unas mucho otras demasiado. Uno de los aspectos que incrementa los costos y de una forma bastante representativa es la impresión, el minimizarla puede parecer de primer instante algo sencillo, como puede ser el envío de un correo a toda la organización solicitando “solo imprime lo necesario” pero esto si no tiene un sustento mayor en la empresa, pasa a ser uno de los tantos correos “Spam” no leídos que llegan a nuestra bandeja.

Nuestra experiencia muestra que es necesario realizar diversos cambios de forma para que la impresión comience a ser más consiente en la organización y de esta forma generar menos papel, lo cual busca todo empleado pero también bajar los gastos operativos, que busca todo gerente, y a bandera “verde” o de protección al ambiente es un excelente pretexto para lograrlo, se pudieran brindar “recetas” exitosas, pero cada organización tiene una cultura empresarial diferente y por esto los caminos milagrosos no existen.

A continuación se realizan algunas preguntas y hacemos observaciones, desde nuestro muy particular punto de vista, estas cuestiones esperamos que se reflexionen con la gente de sistemas, de compras y puedan analizar la forma en que sus acciones actuales están elevando los gastos de impresión de su organización.

1. ¿Aún existen impresoras personales en su organización?

Actualmente el comprar una impresora es más fácil que comprar un chicle, no es broma, en cada tienda se ofrecen con un enorme descuento, esto ha resultado en que muchas empresas han decidido renovar sus equipos y los anteriores, para que no queden olvidados, lo entregan a jefes, gerentes, directivos para que cada uno tenga su propia impresora, lo anterior puede imaginarse como la libertad de impresión, pero la realidad es que los gastos por consumibles de impresión (toner, tinta, papel y repuestos) se incrementa drásticamente.

2. ¿Tienen impresión centralizada?

Aun hoy en pleno siglo XXI y con todos los avances de la tecnología, siguen existiendo empleados de la vieja guardia, no importa si tienen 60 o 20 años, pero siguen pensando que tener una impresora personal incrementa su productividad, creen esto debido a que no utilizan tiempo en recoger sus impresiones en otras áreas de la oficina, como si se tuvieran que mover a otro estado de la república, pero en fin cada quien tiene sus ideas. La realidad es que desplazarse 30 cm para recoger sus impresiones (si se tuviera una impresora personal) o moverse 10 metros, no representa mucho tiempo, lo que sí es importante para considerar la productividad es colocar en una balanza el tiempo vs el incremento en los gastos de mantenimiento y consumibles varios para tener funcionando decenas de modelos diferentes.

3. ¿Cuántos proveedores de tecnología de impresión manejan?

Se dice entre los compradores que tener dos ofertas siempre es bueno para tener los mejores resultados, estas aseveración es cierta en muchos casos, pero no tanto en el tema de impresión, ya que el tener dos o más marcas de impresoras o multifuncionales hace que se tengan 6 u 8 diferentes modelos de tinta, toner, necesidad de soporte, capacitación a usuarios y consumibles varios, lo cual hace que el inventario se eleve con el fin de no para la operación diaria, y un inventario parado es signo de dinero no produciendo.

4. ¿Qué tan modernos son los equipos?

Muchas organizaciones siguen pensando que la propiedad de los equipos es la mejor solución para dar una mejor respuesta, puesto que se tiene amplio margen para su modificación, esto es también cierto para determinados casos, pero no se cumple esta idea en el área de impresión, actualmente existen diversos proveedores de servicios, los cuales no venden el producto, sino brindan un servicio y esto es una enorme diferencia, ya que de optar por esta última idea la organización contará con el equipo más nuevo y eficiente (en energía y uso de consumibles), y de diseño de trabajo (multifuncionales) los cuales están diseñados para impresión, escaneo y fax (cada vez menos utilizado) pero aún existe. Todo esto en un equipo de alto rendimiento.

Estas cuatro preguntas pueden brindar muchas ideas acerca de cómo reducir tus gastos de impresión sin mucha inversión, de verdad, te darás cuenta que cuidar el ambiente puede ayudar a cuidar la finanzas de tu organización, una idea poco creíble pero si le echas números, verás que es cierta. Si tienes alguna duda, sugerencia o quieres que se aborde un tema para generar ahorros y cuidar el ambiente, por favor escríbenos consultoria@oficinaverde.org.mx

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