Identificar el contexto y partes interesadas en ISO/IATF

Un requisito de los sistemas de gestión ISO/IATF incluye identificar partes interesadas, esta visión representa un área de oportunidad en la gestión de riesgos.

La nueva generación de normas para sistemas de gestión (ISO 9001:2015, IATF 16949:2016, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018) incluyen una visión más amplia encaminadas a lograr una mejora, esta visión contempla que la organización además de tener un análisis interno de la empresa pueda ver hacia el exterior para comprender los problemas que podría tener a futuro, así encontramos un nuevo concepto llamado “Contexto de la organización”.

Este nuevo requisito en la norma ISO/IATF, debe considerar los problemas internos y externos que pueden afectar sus objetivos estratégicos y la planificación de los sistemas de gestión. Cambia en gran medida el concepto y la aplicación de la cláusula 4, y los requisitos con respecto al contexto de la organización suenan un poco vago, así que, ¿qué requiere realmente esta cláusula?

Cláusula 4 de ISO/IATF. El contexto de la organización requiere que la organización se evalúe a sí misma y su contexto. Esto significa que debe definir las influencias de diversos elementos en la organización y cómo se reflejan en el sistema de gestión, la cultura de la empresa, los objetivos y metas, la complejidad de los productos, el flujo de procesos e información, el tamaño de la organización, los mercados, los clientes, etc. También es un medio para detectar riesgos y oportunidades en relación con el contexto empresarial.

¿Dónde empezar?

Aunque el estándar no prescribe el método para determinar el contexto de la organización, hay algunos pasos lógicos y elementos a tener en cuenta. Un elemento que se utiliza por algunas organizaciones en el análisis FODA

¿Qué son los problemas internos y externos?

Este requisito de la cláusula 4 puede parecer demasiado general, y existe el riesgo de ir demasiado amplio al definir los problemas internos y externos. Al cumplir con esta cláusula, debe centrarse únicamente en los problemas que pueden afectar la satisfacción del cliente y la entrega de un producto y / o servicio de calidad (ISO 9001/IATF 16949) o afectar la seguridad y salud ocupacional de empleados y contratistas (ISO 45001) o afectar al medio ambiente (ISO 14001).

El contexto interno de una organización es el entorno en el que pretende alcanzar sus objetivos. El contexto interno puede incluir su enfoque de la gobernabilidad, sus relaciones contractuales con los clientes y sus partes interesadas. Las cosas que deben considerarse están relacionadas con la cultura, las creencias, los valores o los principios dentro de la organización, así como la complejidad de los procesos y la estructura organizativa.

Para determinar el contexto externo, debe considerar los problemas que surgen de su entorno social, tecnológico, ambiental, ético, político, legal y económico, conocido como análisis PESTLE. Ejemplos de contexto externo pueden incluir:

  • Reglamentos gubernamentales y cambios en la ley
  • Cambios económicos en el mercado
  • la competencia
  • Eventos que pueden afectar la imagen corporativa.
  • cambios en la tecnología

Básicamente, toda esta información está en alta dirección y otros miembros de la gerencia. La mejor manera de recopilarlo es organizar una lluvia de ideas. La sistematización de toda esta información puede ser muy valiosa y demostrar su posición como organización.

¿Deberíamos preocuparnos por las opiniones de otras personas?

En términos simples, el requisito de identificar a las partes interesadas relevantes significa que debe decidir a quién le importa la opinión sobre su compañía y quien incide de forma importante como parte de interés para el éxito o fracaso en el mediano y largo plazo de la organización.

Las partes interesadas incluyen clientes directos, usuarios finales, proveedores y socios, reguladores y otros. Otros podrían incluir personas en la organización, propietarios / accionistas e incluso la sociedad. Estas partes agregan valor a la organización o se ven afectadas por las actividades dentro de la organización. Identificar y satisfacer sus necesidades es importante para implementar un sistema de gestión de calidad eficiente y efectivo. Sus comentarios realmente pueden ayudarlo a determinar qué se puede mejorar en su organización y cómo.

¿Se debe documentar?

Una vez recopilada toda esta información, debe documentarse. El estándar es bastante explícito al respecto. ¿Pero dónde se debe documentar? La primera opción es crear un nuevo documento, y este documento será algo que requerirá el organismo de certificación. La segunda opción es incluir estos nuevos requisitos en el Manual de calidad o ambiente o Seguridad e Higiene existente. Esto puede ser muy práctico, ya que el Manual contiene algunos de los requisitos anteriores, por lo que solo tendrá que agregar la pieza con problemas internos y externos y las partes interesadas. Otra ventaja de este enfoque es que todos ya están familiarizados con el Manual, por lo que no sería un gran cambio en la estructura de la documentación; Además, los auditores de certificación pueden solicitarlo por costumbre, aunque la norma ya no lo solicita para la certificación.

Conclusión

La revisión regular de la gestión es necesaria para monitorear los problemas internos o externos de la organización. Una vez que se comprende el contexto interno, la administración puede realizar un análisis externo utilizando los análisis PESTLE (político, económico, social, tecnológico, legal y ecológico) y FODA (fortalezas, debilidades, oportunidades, amenazas) y realmente beneficiarse de este nuevo requisito, en lugar de formalmente cumplirlo. El contexto de la organización parece ser uno de los requisitos de «documentar y olvidarse de él», pero no debería ser así. La información recopilada a través del contexto de definición puede ser muy útil para identificar el margen de mejora, y no debe darse por sentado. Conocer el contexto de su organización y las opiniones de sus partes interesadas puede ayudarlo a mejorar su organización y mejorarla aún más.

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