Compromiso de la alta dirección: auditar procesos

Compromiso de la alta dirección

es esencial para el éxito de cualquier sistema de gestión, ya sea de calidad, ambiental, seguridad y salud en el trabajo, entre otros. La alta dirección debe liderar y apoyar el sistema de gestión, y comprometerse a proporcionar los recursos necesarios para su implementación y mantenimiento.

En particular, el compromiso de la alta dirección es crucial en los siguientes aspectos:

  1. Establecimiento de la política y los objetivos del sistema de gestión: la alta dirección debe establecer una política clara y coherente con los objetivos estratégicos de la organización. Esta política debe ser comunicada y entendida por todos los empleados y partes interesadas relevantes.
  2. Asignación de responsabilidades y autoridades: la alta dirección debe asignar las responsabilidades y autoridades necesarias para la implementación del sistema de gestión. Esto incluye la designación de un representante de la dirección que tenga la responsabilidad y autoridad para asegurar la eficacia del sistema de gestión.
  3. Aseguramiento de la disponibilidad de recursos: la alta dirección debe asegurar la disponibilidad de los recursos necesarios para la implementación y mantenimiento del sistema de gestión, incluyendo recursos financieros, humanos y materiales.
  4. Promoción de la mejora continua: la alta dirección debe promover la mejora continua del sistema de gestión, incluyendo la revisión periódica de su eficacia y la identificación de oportunidades de mejora.
  5. Comunicación y consulta: la alta dirección debe asegurar una comunicación efectiva y una consulta con todas las partes interesadas relevantes, incluyendo los empleados, clientes, proveedores y la comunidad en general.

El compromiso de la alta dirección es fundamental para crear una cultura de mejora continua en la organización y para asegurar el éxito del sistema de gestión. Sin este compromiso, es difícil que el sistema de gestión sea efectivo y sostenible a largo plazo.

Al reconocer que auditar a la alta dirección pudiera ser un punto sensitivo, este documento proporciona la directriz para esta categoría de auditoría.

Los auditores deben involucrar a la alta dirección en la auditoría, por ejemplo, invitarlos a la reunión de apertura y cierre, permitir suficiente tiempo en el plan de auditoría para entrevistar a la alta dirección, discutir los hallazgos directamente con ellos, buscar evidencia de compromiso. Es importante cambiar el enfoque de atención de sólo al gerente de calidad hacia la alta dirección de la organización. Las actividades de dirección debes ser consideradas como procesos.

Fase de planificación

El auditor necesita identificar los procesos de alta dirección y para iniciar la auditoria

  1. entender la organización y su estructura organizacional revisando información como los organigramas, reportes anuales, planes de negocios, perfiles de la compañía, documentos editados, etc.
  2. hacer un espacio en el plan de auditoría para recolectar información relevante sobre el compromiso de la alta dirección directamente de, o haciendo entrevistas a alta dirección
  3. entender la cultura de la organización y su alta dirección para poder determinar su impacto en el plan de auditoría – y hacer los ajustes apropiados. Por lo tanto, un auditor con experiencia limitada en auditorías no debe ser asignado para entrevistar a la alta dirección
  4. tomar un enfoque profesional en su apariencia determinando el código de vestimenta de la organización
  5. planear el tiempo para la entrevista con la alta dirección para asegurar el lugar y la puntualidad

Conduciendo la auditoría

Algunos métodos comunes para evaluar el compromiso de la alta dirección:

  1. Entrevistas con la alta dirección. El auditor puede, utilizando la terminología de negocio apropiada para la alta dirección, hacer preguntas relevantes que:
    • busquen obtener evidencia de la conciencia de la alta dirección y su compromiso hacia la calidad y su relevancia hacia los objetivos generales de la organización y el sistema de gestión,
    • establezcan evidencia de conformidad a los requisitos de la responsabilidad de la dirección.
  2. Recolección y corroboración de evidencia. El equipo auditor debe estar constantemente buscando oportunidades de corroborar las respuestas recibidas de la alta dirección cuando se entreviste. Esto incluye:
    • disponibilidad y relevancia de políticas y objetivos
    • el establecimiento de ligas entre las políticas y los objetivos
    • obtención de evidencia de que esas políticas y objetivos son eficaces y están entendidos a través de toda la organización
    • asegurar que las políticas y objetivos son apropiados para la mejora continua del sistema de gestión de la calidad y asegurar la satisfacción del cliente.
    • asegurar el involucramiento de la alta dirección en la revisión por la dirección. Pudiera necesitarse unas entrevistas adicionales y recolección de evidencia para proporcionar esa confianza.

El equipo auditor debe asegurar que cualquier evidencia adicional del compromiso de la alta dirección se recolecta. Revisar la evidencia recolectada para asegurar que la información sea completa y precisa para proporcionar confianza al escribir la conclusión.

Reporte de auditoría

Los auditores deben preparar sus reportes de auditoría de manera que los hagan apropiados para la presentación a la alta dirección de las organizaciones. Pudiera ser adecuado presentar un resumen ejecutivo del reporte de auditoría, apropiado para la presentación a la alta dirección y las partes interesadas clave de la organización. El resumen ejecutivo debe sobre saltar los hallazgos clave, tanto positivos como negativos e identificar las oportunidades de mejora.