Los sistemas integrados de gestión

Cualquier fallo en una operación de tipo industrial puede tener efectos en la calidad del producto, pero a la vez puede tenerlos en la seguridad e higiene de los trabajadores, y en el medio ambiente. También es cierto que determinadas actividades que aumentan la calidad pueden repercutir negativamente en la seguridad o el medio ambiente y viceversa.

Lo que parece una tendencia comprobada es que las empresas con sistemas de gestión de calidad o medio ambiente implantados, son más receptivas a los sistemas de gestión de la seguridad e higiene en el trabajo.

Condicionantes del Proceso de Integración.

En todo caso, en el proceso de integración será necesario tener en cuenta una serie de condicionantes que tendrán diferentes influencias en la gestión y a los que estará sujeta la organización empresarial. En este sentido podemos considerar los siguientes condicionantes:

El marco legislativo obligatorio y el normativo voluntario.

El marco normativo en calidad es escaso aunque el normativo voluntario es amplio, mientras que en la gestión ambiental tenemos un desarrollo legislativo amplio y normativo voluntario bajo al igual que la seguridad e higiene en el trabajo que también se encuentra con un desarrollo legislativo amplio y normativo voluntario bajo.

El enfoque organizacional actual.

En calidad suele existir un responsable y un departamento de calidad, con un amplio desarrollo metodológico y una fuerte actividad verificadora de los productos y supervisora de los métodos, apoyados en una estructura documental amplia. Sin embargo, en ambiente suele existir un responsable con recursos compartidos con otras funciones y además solamente en sectores con alto impacto en el ambiente. El aspecto ambiental se orienta hacia la supervisión de procesos con impacto en el medio ambiente. En seguridad e higiene se tienen tareas de prevención, con una actividad centrada en la eliminación o minimización de riesgos, un enfoque más reactivo que preventivo.

Variables del proceso que influyen en la integración

  Alta Media Baja
Materiales   x  
Máquinas     x
RR.HH. x    
Procesos x    
Entorno     x

Estructura de un Sistema Integrado de Gestión.

Para empezar, es fundamental la unificación del propio sistema de gestión documental de la empresa. Esta será una herramienta básica de integración de sistemas y de la efectividad en su aplicación. Sería absurda la coexistencia de tres sistemas documentales y las correspondientes estructuras asociadas.

A continuación se citan los cuatro niveles documentales que deberían conformar los tres sistemas de gestión:

Primer nivel documental. El Manual de Gestión. Este documento debería recoger la política de la empresa con sus principios y compromisos. La política en los tres campos y las funciones y responsabilidades de cada uno de los niveles de la empresa pueden ser perfectamente unitarias, así como determinadas actividades, diferenciando exclusivamente aquellas actividades específicas de cada sistema.

Segundo nivel documental. Los Procedimientos. Existen varios procedimientos que podrían unificarse con gran facilidad. En cambio habrá otros que requerirán mayores esfuerzos o incluso será conveniente mantenerlos diferenciados. Algunos procedimientos fácilmente unificables en una primera fase suelen ser los siguientes, aunque ello depende sobre todo de cada organización: la formación, la comunicación, las compras, la selección de proveedores, el mantenimiento preventivo de instalaciones y equipos, el tratamiento de las anomalías o no conformidades, el seguimiento y control de las acciones correctivas, las auditorías internas, la revisión por dirección.

Tercer nivel documental. Las instrucciones de trabajo. Tienen gran importancia porque van destinadas a los trabajadores que han de realizar tareas consideradas críticas a fin de controlar que éstas se hagan de forma correcta

Cuarto nivel documental. Los registros de la actividad. Ellos nos generan los datos (medir resultados y actuaciones, justificar, etc.)

Integración documental operativa

El primer punto clave a desarrollar previamente es definir la política empresarial unitaria. Dicha política, que deberá ser aprobada por la Dirección y contar con el apoyo de los trabajadores o de sus representantes, consistirá en una declaración de principios y compromisos que promuevan mejorar continuamente las condiciones de trabajo y la calidad de productos y procesos, garantizando el respeto al medio ambiente en un desarrollo sustentable. Tengamos en cuenta que el papel de la Dirección resulta fundamental para lograr el éxito del sistema implantado, pero la integración y optimización del sistema de gestión es una tarea que incumbe a todos los miembros de la organización y por ello es prioritario establecer vías de cooperación y participación desde su etapa inicial de diseño.

El segundo punto clave es establecer un modo de organizar el sistema de gestión integrado en la empresa, lo cual significa definir las funciones y responsabilidades que tiene cada miembro de la misma sobre esta materia. En paralelo, es necesario estructurar como se establecerán las relaciones de cooperación entre unidades funcionales y personas con responsabilidades sobre los sistemas. En todo caso hay que destacar lo importante que es que exista un coordinador al máximo nivel para impulsar el buen desarrollo de todo sistema.