Una oficina sin papeles, qué tanto estamos soñando en México 1-2

Durante muchos años, y con el avance de la tecnología digital que va velozmente creciendo, seguimos esperando que las oficinas sean sin papeles o como han optado decir “Paperless” pero bien reza un dicho mexicano “es mejor malo por conocido que bueno por conocer” y como las generaciones anteriores nos han heredado un cerro de papeles y un sistema empresarial donde todo tiene que ir impreso y firmado en TRIPLICADO pues así lo dejamos, para qué nos metemos en líos y problemas de “a gratis”. Así ha sido, así es y así será, entonces el avance de la tecnología solo se da en nuestros gadget, cada vez más sofisticados y en la enorme oportunidad de “Apps” que existen, tanto para IOS como para Android, pero no ingresan en nuestras oficinas y menos en nuestro día a día laboral.

La pregunta es ¿Por qué no? Están al alcance de un clic (literalmente es un clic) pero es difícil cambiar una forma de trabajar, así que el camino para organización “Paperless” es largo, complicado, consumirá tiempo y recursos (económicos, personales, tecnológicos) pero no es imposible y los beneficios ambientales y económicos son significativos.

Quiero remarcar esto, existen beneficios económicos importantes para las organizaciones que, seriamente, decidan por hacerse de procesos con menos papeles, esto significa analizar sus procesos y optimizarlos usando la tecnología, así que menos formatos impresos para controlar procesos que ya están en un ERP (Sistema para planear los recursos de una empresa) así que será mucho más sencillo administrar el ERP, pero hay que lidiar con una cultura que busca todo impreso, firmado, sellado y lleno de mugre, se me olvida, también archivado por meses y meses, algunos son necesarios por ISO 9001, otros son solo caprichos de algunas mentes siniestras que piensan que el siglo XX sigue en pie y que todo debe estar impreso y que más vale un tinta pálida que una memoria brillante, pero resulta ser que ahora nuestras memorias son digitales y que en la actualidad es más sencillo perder documentos impresos que rastros de información digital.

Existe un gran mito, el cual todo mundo cree y reza así “En las organizaciones actuales se ha reducido su consumo de papel, gracias al advenimiento de instrumentos electrónicos (tabletas, smartphones , banda ancha , laptops, etc.)”. Afirmamos que es un mito porque solo basta con preguntar cuánto fue la cantidad de hojas impresas por empleado un mes cualquiera del año pasado, supongamos Julio 2014 e investiguemos la cantidad de hojas impresas por empleado por mes durante el mismo mes pero un año después, así será sobre Julio 2015, y ahora comparemos cifras, la sorpresa será que la mayoría de las empresas “No Tienen Idea”, eso quiere decir que no tienen información confiable, así que no hay forma de conocerlo, pero para las empresas que si tiene los datos se darán cuenta que imprimen más, ahora se tendrá que comparar este incremento con la facturación de los mismos meses, por ejemplo esta empresa, que no diremos nombres, trabaja en ciudad de México, tuvo un incremento en la cantidad de hojas impresas por empleado del 10% del mes de julio 2014 a julio 2015, pero durante el mismo periodo, el incremento de facturación fue del 7% entonces la empresa está imprimiendo más, pero ese incremento de impresión no está agregando valor porque solo incrementó su facturación 7%, es  ahí donde tenemos que empezar a cuidar los costos, porque estamos gastando más para vender menos.

Así que una oficina “Paperless” no es una Oficina Verde es una empresa que sabe que si no cuida sus costos, en un par de años no habrá mucho que cuidar. Esto es necesario que lo conozcan los tomadores de decisiones, y que se les muestre la cantidad de dinero que se gasta o invierte en la impresión, de esta forma tendremos un elemento adicional de negociación para impulsar una verdadera oficina “Sin papeles” o mejor dicho, una organización más eficiente en sus procesos y por lo tanto, más hecha a trabajar con la tecnología y por ende con menos impresiones, las cuales se reflejarán, con un adecuado Estudio de Retorno de Inversión, en una opción para minimizar costos, espero que así, poco a poco entendamos que una estrategia ambiental empresarial va más allá que solo una actividad anual en un bosque y que representa el analizar costos, verde significa ahorro, cuando comprendamos esto, hablaremos el mismo lenguaje que los tomadores de decisiones y se comenzará un verdadero cambio.

Si tienes alguna duda, sugerencia o quieres que se aborde un tema para generar ahorros y cuidar el ambiente, por favor escríbenos consultoria@oficinaverde.org.mx

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