El papel es uno de los elementos más utilizados en las empresas, se trate de papel blanco para imprimir o fotocopiar, publicar estados financieros o catálogos de ventas, artículos promocionales y hasta notas adheribles, podemos decir que el papel está absolutamente presente en la actividad diaria de la oficina, y genera muchos más gastos de los que podría pensarse, aunque usted no lo haya considerado como un elemento primordial para comenzar a controlar los costos y gastos que impactan directamente al precio de venta.
Por cierto había pensado que la impresión no solo representa hojas sino tinta, espacio para archivar y posteriormente guardar esas hojas impresas y si no se guardan pues espacio en el bote de basura y posteriormente tiempo de la gente de intendencia para llevarse esa basura y no felices con esto dinero que hay que pagar para que se lleven nuestra “basura” en caso de que tengamos una cultura ambiental organizacional tan pobre que ni siquiera estemos considerando el aspecto de separar para reciclar.
Sin embargo, el asunto aquí no se trata sólo de economizar papel y ahorrar dinero, sino de brindar un nivel más alto de eficiencia en el trabajo además de ser más amigable con el medio ambiente mediante la reducción de la huella ecológica de cada empleado. Esta idea siempre compromete más al personal, el ayudar al medio ambiente permite que se creen mejores campañas de difusión y el trabajador (la mayoría no todos) sienten que su acción repercute en su vida diaria y en su familia, por lo que la respuesta es mayor que si solo se tiene como una política de alta dirección que lo que hace es “obligar” al empleado a hacerlo y ahorrar dinero para la empresa, pero cuando el empleado se da cuenta que también el beneficio es para él (ella) mismo (a) y para su familia el compromiso es mayor.
A continuación se comentan algunas acciones básicas que se deben considerar para mejorar la cultura ambiental organizacional a través de la implementación de una estrategia exitosa de impresión responsable
Hacer un inventario
Conocer el consumo de papel en el último año, incluyendo no sólo el papel en blanco para la impresión sino también fotocopiadora, o en su caso todo el papel de los diversos multifuncionales, sean propios o rentados. Si se desea abarcar más en esta primera etapa se puede conocer también la cantidad de carteles, volantes, correo, sobres, catálogos, es decir, todo el artículo en papel usado o visto en las oficinas o puntos de venta de la empresa. Esto será clave para conocer dónde estamos y solo así fijar objetivos de mejora a todos los niveles, en función de las necesidades específicas individuales y de equipo.
Se sugiere establecer objetivos medibles de disminución (cada empresa tiene realidades diferentes) en plazos de 12 meses, esto es con el fin de que las mediciones se hagan en el mes que corre en comparación con el mismo mes de año anterior y de esta forma se está comparando si las estrategias de impresión responsable está logrando su cometido o solo estamos actuando y no estamos logrando resultados tangibles, es vital saber esto para evitar consumir tiempo valioso en actividades que no están logrando mejorar la cultura ambiental de la organización.
Digitalizar
A medida que la tecnología avanza se encuentran más posibilidades de hacer el trabajo electrónico sin necesidad de impresiones, porque el documento se envía electrónicamente y se revisa para hacer las correcciones necesarias, esto es ampliamente conocido, lo que viene siendo nuevo es que existe software que permite que las autorizaciones se hagan digitales, por lo que el imprimir para que se firme y posteriormente se archive ya quedó en el pasado y poco a poco algunas empresas comienzan a transitar por estos nuevos caminos y adivinen qué…. Estas empresas están ahorrando dinero por esto, dinero que representa menos gastos y por lo tanto un menor precio de venta, posiblemente su competencia ya está haciendo esto, quien sabe lo más probable es que su organización sea una de las primeras en hacerlo y además de ahorrar dinero podrá tener la oportunidad de mejorar el compromiso de la gente por medio de una estrategia de cultura ambiental organizacional que tenga muchas opciones de mejora para impulsar su productividad por medio de programas ambientales.
Otro aspecto es que la mayoría de las impresiones se pueden sustituir por su equivalente en documento electrónico: formularios, encuestas, boletines, folletos, facturas, etc. Esto se hace con un fuerte trabajo de normalización de formularios, documentos y presentaciones lo cual representa reuniones para estandarizar y creación de procedimientos aunque esto puede imaginarse como un trabajo titánico no lo es tanto si se observa el resultado obtenido en cuanto a mejora de la productividad y ahorro de papel (entiéndase esto como ahorra dinero y mejorar cultura ambiental organizacional).
La impresora huerfanita
Si queda alguna deshacerse de impresoras individuo y reemplazarla con una impresora multifunción general que registra las impresiones realizadas por persona y obliga a los usuarios a pasar su clave personal para iniciar la impresión, esto presenta muchas ventajas para el control, ya que la gente que no está muy comprometida con la impresión responsable puede “evitar” participar pero cuando sabe que cada impresión es contabilizada por medio de su clave personal tendrá un poco más de cuidado si es que quiere imprimir el libro de 300 hojas que acaba de bajar de internet.
Otro de los aspectos que facilita el deshacerse de impresoras huerfanitas es que en lugar de imprimir fácilmente desde la impresora de su escritorio, la gente tiene que caminar y teclear su clave personal lo que hace pensar dos veces antes de mandar a imprimir. Este tipo de software permite la recogida de datos valiosos (cuántas hojas se imprimen o copian, por quién, cuándo, etc. por no hablar de cualquier uso personal del multifuncional.)
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